Kamis, 13 Desember 2012
Ketika kita sedang berlibur tentu kita tidak ingin diganggu atau dipusingkan dengan email - email yang masuk.
Dengan autoresponder atau auto reply ketika ada e-mail yang masuk maka saat itu juga ada reply ke pengirim yang isinya telah kita tulis sebelumnya, misalnya "Saya sedang berlibur dan berada di luar kota sampai minggu depan ..dst".
Untuk mengeset Autoresponder di Gmail, ikuti caranya di bawah ini :
• Login ke Gmail
• Masuk ke Menu Settings (berada di sebelah kanan halaman Gmail)
• Klik pada Settings
Dengan autoresponder atau auto reply ketika ada e-mail yang masuk maka saat itu juga ada reply ke pengirim yang isinya telah kita tulis sebelumnya, misalnya "Saya sedang berlibur dan berada di luar kota sampai minggu depan ..dst".
Untuk mengeset Autoresponder di Gmail, ikuti caranya di bawah ini :
• Login ke Gmail
• Masuk ke Menu Settings (berada di sebelah kanan halaman Gmail)
• Klik pada Settings
• Pada Tab General, scrol mouse ke bawah dan cari Vacation Responder
• Beri ceklist / pilih pada Vacation responder ON
• Pada First day masukkan tanggal pertama yang kita inginkan untuk autoresponder aktif
• Klik pada Ends untuk mengeset tanggal berakhir autoresponder aktif, biarkan / jangan diceklist apabila anda mau mematikan auto responder secara manual
• Pada Message silakan tulis pesan yang ingin anda sampaikan ke orang-orang yang mengirim e-mail kepada anda
• Klik Save Changes
Untuk mencobanya silakan kirim email dari alamat email yang lain.
Semoga bermanfaat.
Kamis, 06 Desember 2012
Tutorial Mail Merge
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaData Surat.
Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
Selanjutnya kita akan memilih data source.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogSelect Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grupWrite & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal padaNama dan sebagainya.
Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
All untuk mencetak semua surat.
Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
Tahap I Membuat Data Source
Tahap II Membuat Dokumen Master
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Tips:
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Langganan:
Komentar (Atom)


